Privacy dell’integrazione Zoom

EMS S.r.l. · 20 ottobre 2026 / 20 October 2026 · Versione zoom-2026-10-20

Informativa in italiano

1. Fornitore, contatti e ruoli

Plangress è fornito da EMS S.r.l., Via Stipeti 29, 55012 Capannori (LU), Italia, P. IVA 02461560464. Per privacy, sicurezza e richieste sui dati: info@plangress.com, casella attiva e monitorata. EMS determina il trattamento dei dati necessari alla gestione del collegamento dell’operatore e alla sicurezza del servizio. Per i contenuti della riunione, l’organizzatore dell’evento determina finalità, destinatari e uso del Program; EMS tratta i flussi secondo le istruzioni applicabili al servizio. L’organizzatore deve fornire ai partecipanti la propria informativa e le autorizzazioni necessarie. Questa informativa riguarda l’integrazione Zoom, non sostituisce quella dell’organizzatore o di Zoom.

2. Scelta del collegamento e finalità

Il collegamento è facoltativo: ogni operatore autorizza il proprio account sulla schermata ufficiale Zoom e può scollegarlo. Senza i dati e i permessi necessari le funzioni Zoom non sono disponibili; il collegamento non assegna il proprio account ad altri clienti. I dati sono usati per associare l’account, mostrare le proprie riunioni o webinar, collegare la sessione scelta, selezionare relatori e gestire video, audio e ritorno dalla Regia. Per la relazione con l’operatore il trattamento necessario al servizio si fonda sul contratto o sulle misure richieste per attivarlo; la protezione da accessi e abusi sul legittimo interesse a proteggere utenti e servizio. La base giuridica per riprese, trasmissione e registrazioni dell’evento deve essere individuata dall’organizzatore. Il consenso OAuth e il permesso tecnico Zoom non sostituiscono tale valutazione.

3. Dati, fonti e permessi

Dall’operatore e da Zoom riceviamo identificativo ed email dell’account collegato, credenziali OAuth, identificativi, titoli e orari di riunioni/webinar accessibili, numero riunione ed eventuale codice richiesto, identificativi e nomi visualizzati dei partecipanti, loro audio/video selezionati e dati tecnici di connessione e funzionamento. I permessi sono profilo personale, token per l’accesso autorizzato e lettura degli elenchi personali di riunioni e webinar. Non è un’autorizzazione amministrativa a tutte le riunioni di altri clienti. Le credenziali sono cifrate nel database applicativo; il segreto dell’app resta nella configurazione protetta del backend.

4. Media, registrazioni e destinazioni

Il ponte deve essere ammesso dall’host e ricevere il permesso di accesso ai media, che Zoom denomina registrazione. Il ponte non salva automaticamente file delle riunioni. La Regia può invece registrare localmente quando l’operatore avvia ISO, oppure trasmettere il Program a monitor e piattaforme esterne quando l’operatore lo configura e attiva. I relatori possono ricevere l’audio di ritorno scelto dall’operatore. Il permesso tecnico non autorizza da solo pubblicazione o registrazione dei partecipanti. Questa integrazione non implementa pubblicità o addestramento di modelli sui media Zoom.

5. Fornitori e trasferimenti

Il portale usa Vercel; database, infrastruttura media e backup applicativi cifrati usano servizi DigitalOcean. Zoom gestisce autorizzazione, account e riunioni. I media selezionati possono essere ricevuti dagli operatori autorizzati, dai destinatari del Program e dalle piattaforme attivate dall’organizzatore. I servizi possono comportare trattamenti o accessi fuori dallo SEE; una regione europea non garantisce che ogni trattamento resti in Europa. I trasferimenti richiedono le garanzie applicabili, come decisioni di adeguatezza ove applicabili o clausole contrattuali standard e relative verifiche. Informazioni sulle garanzie applicabili al proprio servizio possono essere richieste a EMS. Non dichiariamo verificati tutti i contratti e flussi internazionali nell’ambito delle sole scansioni tecniche.

6. Conservazione operativa

Il collegamento e il grant cifrato restano finché vengono scollegati o rimossi. Il comando Scollega revoca il grant e rimuove il collegamento quando Zoom conferma; se la revoca non riesce il collegamento resta non attivo in attesa di nuovo tentativo. Per le sessioni confermate concluse, dopo 30 giorni diventano eliminabili automaticamente nomi e identificativi Zoom dei relatori, dettagli di riunione residui cifrati e impronta della richiesta. Il controllo riusa il recupero ogni due minuti con lotti limitati e nuovi tentativi: non promette cancellazione al secondo. Le sessioni attive, incerte o in chiusura sono escluse. Restano riferimenti tecnici minimi interni per impedire riavvii duplicati, fino alla rimozione prevista per evento/account; non sono dichiarati anonimi. Log tecnici seguono la necessità di diagnosi, sicurezza e gestione delle contestazioni. Non è verificata una scadenza unica di tutti i log. Associazioni degli schermi e sale non vengono cancellate da questa regola.

7. Backup, dispositivi e limiti attuali

Il periodo di 30 giorni riguarda il database operativo e non tutte le copie. Il database gestito dispone di una finestra di ripristino di sette giorni; gli archivi applicativi cifrati storici possono essere più vecchi di 30 giorni e la loro scadenza automatica non è ancora attiva o interamente verificata. La loro conservazione e le richieste di rimozione richiedono verifica specifica: non promettiamo che spariscano entro 30 giorni. Prima di rimettere in servizio un ripristino devono essere riapplicate le regole di conservazione e le richieste di cancellazione verificate. Preferenze e nomi modificati nella Regia restano sul dispositivo fino alla modifica o cancellazione dei dati del browser; registrazioni ISO e file esportati restano sotto il controllo dell’operatore. Il remux crea copie locali senza caricamento cloud. EMS deve completare la disciplina delle copie storiche prima di abilitare nuovi clienti esterni.

8. Diritti e richieste

Puoi scollegare Zoom da Plangress e revocare l’app dal tuo account Zoom. Per accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione, portabilità ove applicabile e informazioni sui trasferimenti scrivi a info@plangress.com. Per i contenuti dell’evento puoi rivolgerti anche all’organizzatore. Verifichiamo la richiesta proteggendo gli altri utenti e rispondiamo nei termini applicabili, spiegando eventuali limiti o conservazioni necessarie. Puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, www.garanteprivacy.it, o all’autorità competente. Non adottiamo con questa integrazione decisioni esclusivamente automatizzate con effetti giuridici sulle persone. Le modifiche sostanziali a finalità, destinatari, permessi o conservazione richiedono aggiornamento dell’informativa e, quando necessario, nuova autorizzazione.

English notice

1. Provider, contact and roles

Plangress is provided by EMS S.r.l., Via Stipeti 29, 55012 Capannori (LU), Italy, VAT number 02461560464. Privacy, security and data requests: info@plangress.com, an active monitored mailbox. EMS determines processing needed for operator-account linking and service security. For meeting content, the event organizer determines purposes, recipients and Program use; EMS processes the feeds under the applicable service instructions. The organizer must provide participant information and any necessary authorization. This Zoom integration notice does not replace the organizer’s or Zoom’s notice.

2. Optional linking and purposes

Each operator optionally authorizes their own Zoom account on Zoom’s official screen and can disconnect it. Zoom features cannot operate without the necessary data and permissions; customers do not share an EMS Zoom account. Data is used to link the operator, list their meetings/webinars, connect a chosen session, select speakers and handle video, audio and return audio. Necessary operator-service processing is based on the contract or requested activation steps; security and abuse prevention rely on the legitimate interest in protecting users and the service. The organizer must determine the legal basis for event capture, broadcast and recording. OAuth consent and a technical Zoom permission do not replace that assessment.

3. Data, sources and permissions

The operator and Zoom provide the linked account identifier/email, OAuth credentials, accessible meeting/webinar identifiers, titles and times, meeting number and required passcode, participant identifiers/display names, selected live audio/video and technical connection/operation information. Permissions cover the personal profile, authorized joining token and personal meeting/webinar catalogs, not administrative access to other customers’ meetings. Credentials are encrypted in the application database; the app secret remains in protected backend configuration.

4. Media and operator choices

The host must admit the bridge and permit raw-media access, which Zoom labels recording. The bridge does not automatically save meeting files. Separately, the operator may start local ISO recordings or configure and activate Program delivery to displays and external streaming platforms. Participants may receive the operator-selected return audio. The technical permission alone does not authorize broadcasting or recording participants. This integration does not implement advertising or model training using Zoom media.

5. Providers and transfers

The portal uses Vercel; database, media infrastructure and encrypted application backups use DigitalOcean services. Zoom provides account authorization and meetings. Selected media may reach authorized operators, Program recipients and platforms activated by the organizer. Services may involve processing or access outside the EEA; a European region does not establish exclusively European processing. Applicable transfer safeguards are required, such as adequacy decisions where applicable or standard contractual clauses and related assessments. Ask EMS for information about the safeguards applicable to your service. Technical scanner results do not verify every provider contract or international data flow.

6. Operational retention

The linked account and encrypted grant are retained for the connection until disconnection/removal. Disconnect revokes the grant and removes the connection when Zoom confirms; failed revocation leaves it inactive pending retry. For confirmed terminal sessions, participant names and Zoom identifiers, residual encrypted meeting details and request fingerprint become eligible for automatic removal after 30 days. Bounded batches reuse the two-minute recovery task with retries; this is not exact-to-the-second erasure. Active, uncertain and stopping sessions are excluded. Minimal internal anti-replay references remain under event/account removal and are not claimed anonymous. Technical logs follow diagnostic, security and dispute-handling necessity; one enforced expiry across all logs has not been verified. This rule does not remove screen pairings or rooms.

7. Backups, devices and current limits

The 30-day period concerns the operational database, not every copy. The managed database has a seven-day restore window. Historical encrypted application archives may exceed 30 days and automatic expiry is not yet enabled or fully verified. Retention and removal requests require specific review; no 30-day historical-backup deletion promise is made. Before a restored database returns to service, retention rules and verified deletion requests must be reapplied. Regia input labels/preferences remain on the operator’s device until edited or browser data is removed; ISO recordings and exported files remain under operator control. Remux creates local copies without cloud upload. EMS must settle historical-backup retention before enabling new external customers.

8. Rights and requests

Disconnect Zoom in Plangress or revoke the app in your Zoom account. Contact info@plangress.com for access, correction, erasure, restriction, objection, portability where applicable and transfer information. You may also contact the organizer for event content. Requests are verified while protecting other users and answered within the applicable periods, with any justified limits or retention explained. You may complain to the Italian Garante, www.garanteprivacy.it, or the competent supervisory authority. This integration does not make solely automated decisions with legal effects on individuals. Material changes to purposes, recipients, permissions or retention require an updated notice and, where necessary, renewed authorization.

Contatto / Contact: info@plangress.com · Garante per la protezione dei dati personali